Para cualquier profesional el tiempo es oro. Saber emplearlo y gastarlo eficientemente es fundamental para nosotros.

“El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos.”

-John Randolph (1773-1833)

El problema

Es época de cambios, de nuevos horizontes, arriesgarse con empresas, sinergias creadas con otros profesionales con los que tienes una especie de flow,  y todo nos lleva a participar en numerosos proyectos echando horas y horas sin saber muy bien para qué o si terminarán en éxito o fracaso.

También puede ocurrir que  eres un tutor de elearning y ahora a final de año todos quieren hacer formación;  te ves desbordado por una gran cantidad de horas que debes echar en cada curso sin tener muy claro a cual estás respondiendo mejor o simplemente necesitas saber la carga horaria en cada uno para ajustarte al presupuesto que te han dado.

La solución

Para este tipo de situaciones, lo mejor es ir contando el tiempo que inviertes en cada una de las tareas. Fácil ¿verdad? Tomamos cronómetro en mano (o el del flamante smartphone) y listo, a correr. Una vez terminado, apuntamos en la libreta o en la hoja de cálculo y a sumar subtotales para saber cuánto tiempo hemos invertido en una tarea concreta.

Esto puede ser tedioso y seguro que muchas veces se nos olvidará darle al botoncito. Desde que aparecieron los smartphones han surgido unas APP`s llamadas “Timetracking” que nos ayudan a todo lo anterior y, además, suman funciones adicionales que las completan de una forma muy resuelta para hacerlas “must have” en nuestro trabajo diario.

¿Qué podemos conseguir?

Suelo utilizarlas siempre que inicio un proyecto y me sirven para saber datos como:

• Tiempo total invertido.
• Franjas horarias dedicadas
• Peso total de subtareas en un proyecto.
• Cuantificar mejor tiempos para elaborar presupuestos más afinados.

A esto se le llama cuantificar y está muy de moda ahora. Pulseras, relojes, apps que monitorizan todas nuestras actividades y rutinas. Hacerlo manualmente sería un trabajo de chinos y nos llevaría más tiempo que la actividad en sí misma así que veamos cómo utilizar alguna de ella y cuales pueden resultar más idóneas  para el tipo de trabajo que hacemos.

Ejemplos de APP´s

 

Para mi es la mejor, tiene versión web, app para firefox, chrome, android e ios. Podemos logarnos con una cuenta Google y llevar nuestros controles a cualquier lado y en cualquier dispositivo. Tiene una versión gratuita bastante funcional y otra de pago.

Su función principal es iniciar un contador de tiempo que tendrás que pararlo en el momento que finalices la tarea.

Esta tarea la podemos agrupar por proyecto y asignar etiquetas. También ver los informes que nos ayudan a comprender la línea de tiempo de nuestro trabajo según las variables que se eligan. En su última versión se pueden compartir con otros compañeros los proyectos que creemos.

La versión de pago permite afinar más y crear un coste por hora que te estima el dinero invertido.

ATRACKER

Hace prácticamente lo mismo pero sólo funciona en dispositivos APPLE. Los informes son más básicos y simples y no tiene ese carácter de herramienta laboral como TOOGL.

Resulta interesante, porque en el móvil podemos configurar determinadas aplicaciones (facebook, twitter, mail..etc) para que se ejecute cuando se inicien y nos marquen el tiempo invertido en ellas. Una herramienta útil para los Community Manager.

TIMESHEET

Esta APP solo se encuentra en la plataforma Android y cuenta con la ventaja que las órdenes de inicio y parada podemos indicarlas con comandos de voz. Nos ofrece también la posibilidad de informes e historial de nuestras tareas así como categorizarlas por proyectos.

TIMESHEET-MOBILE WORKER

Esta última, también está en Android solamente y a diferencia de las anteriores está en español. Permite la facturación, los informes y categorización de los proyectos.

Un punto a favor es que se puede sincronizar con Dropbox y Drive, agregar fotos o videos a los proyectos y exportar los informes a formatos xls.

Y tú, ¿utilizas algún otro timeTraking?