Etiqueta: comunicación

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Lo confieso,  también utilicé en su día presentaciones que más que presentaciones eran libros proyectados. Pobre alumnado, reconozco que en algún momento identifiqué la mirada ausente de la señora de arriba y el esfuerzo de sus cejas por evitar lo imposible. Y sí, también tengo mis muletillas y trabajo cada día por aplacarlas. En blanco creo que del todo no me quedé (y cruzando dedos). Por supuesto he llegado a abrumar a los participantes con mil y una ideas en lugar de proyectar las necesarias. ¡Pero voy mejorando! 🙂

Los fallos cometidos en el pasado y los consejos de grandes maestros con muchísima más experiencia que yo están consiguiendo que cada día siga progresando. Comparto a continuación algunas prácticas que permiten afrontar la presentación como mayor confianza y conectar más fácilmente con los participantes. Los estructuraré en los para mí son los momentos clave:

Planificación y análisis de la audiencia

Qué gran día ese en el que cuentan contigo para presentar un taller, un curso, etc. Bueno, eso cuando no te avisan el día de antes :D. Da alegría descubrir un nuevo reto, y la mente comienza ya a dar vueltas imaginando cómo diseñar la presentación. Lo primero es dar respuesta mínimo a estas cuestiones:

• ¿De cuánto tiempo dispongo para la preparación?
• ¿Puedo reciclar algún material?
• ¿Qué formato conviene para esta presentación?
• ¿Con qué recursos apoyaré la presentación? (en caso de hacerlo).
• ¿Qué nivel de interacción incorporaré?

Una vez obtengamos respuestas a lo anterior, conviene ponerse en modo batería de preguntas, aunque a veces resulte complicado…

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Suele no gustarme especialmente esta parte, pero resulta necesario ponerse en contacto con la organización para conocer toda la información posible:

¿Número de participantes? ¿Perfil profesional? ¿Edad media? ¿Naturaleza de la sala? ¿Duración de la sesión? ¿Medios técnicos con los que se cuenta? ¿Conexión a internet?

No resulta sencillo obtener la información con el tiempo que se quisiera, pero la clave está en insistir. Una vez contamos con la mayor información posible conviene conocer al perfil participante.

¿A quién no le gusta sentir que se le tiene en cuenta? Además de interiorizar la información obtenida sobre su perfil, se hace necesario reflexionar sobre el tipo de participante que encontrarás: sus motivaciones, objetivos, competencias… te ayudará a empatizar. Y es que en mi opinión, toda presentación debe tener un toque personal que ayude a conectar con ese público en concreto. Bromear con alguna noticia de la actualidad cercana a él (política y religión mejor a un lado, especialmente al principio) suele ayudar a romper el hielo.

Diseño de la presentación

¿Tienes claro los objetivos de la presentación? Pues adelante si no es así. Aunque a todos nos tiente incluir toda la información posible, resulta mucho más sensato incluir menos conceptos o mensajes y centrarse en los escogidos, dedicarles el tiempo que merecen, y posibilitar que sean los propios participantes quienes se pregunten acerca de ellos. Por supuesto, cuanto más se les escuche más fácilmente se sentirán parte integrante de la sesión.

Mantener una coherencia estética (y por supuesto respetuosa con los derechos de autor) resulta clave si queremos causar una primera buena impresión. Huir del texto y abrazarse a la imagen permitirá que las personas participantes puedan centrarse más fácilmente en el mensaje, que realmente es lo importante.

¿Qué tal probar con alguien la presentación? Si engañas a alguien para que te escuche 🙂 seguro que será capaz de identificar cuestiones que has pasado por alto, especialmente si conoce la temática. El hecho de ensayar la presentación también te ayudará a prepararte. En caso de no contar con nadie no hay que preocuparse, pero igualmente hay que ensayar la presentación. Revisarla un mínimo de dos veces y repasar mentalmente lo que se va a decir en cada momento. Desarrollar un pequeño esquema con las ideas clave resulta útil para hacerse con ella.

Kit de supervivencia

A continuación algunas cuestiones a tener siempre en cuenta:

• Organización del viaje: en caso de que tengas que desplazarte, asegúrate de disponer de los billetes o de hacer el check in en caso de ser necesario. Anota los horarios y controla esta cuestiones lo suficiente como para que no resten tiempo de otros asuntos.
• Plan A, B, C… Independientemente de que hayan preparado tu presentación, resulta imprescindible que lleves contigo un lápiz USB con una copia, además de enviártela también al mail; especialmente si la presentación requiere de conexión a internet (hazte con una copia offline por lo que pueda pasar). En caso de que vayas a visualizar vídeos, mejor si ya están descargados en el equipo.
• Un «presenter» o puntero permitirá que puedas moverte más libremente por la sala.
• ¡Agua por favor! Procura tener cerca una botella de agua para refrescarte.
• ¿Dolor de cabeza? Qué bien me ha sentado tener a mano algún paracetamol o ibuprofeno.
• Pañuelos de papel (mejor ni lo explico).
• Teléfono/as o forma de contactar con la organización para lo que pueda necesitarse.
• Batería bien cargada de todos los dispositivos.
• Tarjeta de contacto para quien se interese en tu trabajo o quiera contactar contigo en el futuro.

Da igual la experiencia que poseas, probablemente siempre se sigan sintiendo esas mariposas, lo cual más que un signo de debilidad me lo parece de respeto hacia la audiencia que va a dedicar un tiempo de su vida a escucharte. Todos tenemos malos días y siempre puede fallar algo, pero cada vez estoy más convencida de que si se transmite el esfuerzo realizado y el entusiasmo, la audiencia suele ser comprensivas y generosas. Entre las sugerencias para el gran día:

• Obvio sí… pero mejor si llegas con antelación y mejor todavía si visitas con anterioridad el aula o espacio para familiarizarte.
• Muy probablemente la presentación no comience hasta pasados 15 minutos (ay, la puntualidad…) aprovecha esos minutos para conocer a las primeras personas en llegar y hazles sentir acompañadas.
• Importante recordar que el móvil ha de estar apagado.
• Desde que aparece la primera persona, tú te debes al 100% a ese momento, consigue que sientan que no te apetecería estar más en otro sitio que allí.
• Planifícate porque probablemente la presentación lleve unos minutos más de los estimado; no tengas prisa por irte y atiende a las personas como merecen.

Igualmente, si la presentación fuese caótica, el miedo escénico se apoderara de ti o dieras con trolls que intentan boicotear tu sesión, tengo una buena noticia… La próxima vez solamente puede ir a mejor:

 

Y tú, ¿Cómo planteas las presentaciones?