Consejos para elaborar un plan de formación

Consejos para elaborar un plan de formación
Me encanta que los planes siempre salgan bienHannibal Smith, El equipo A

Toda empresa tiene un fin, unos objetivos y una filosofía. Contemplar la formación del capital humano como elemento que posibilita su consecución es algo que se ha comentado aquí hasta la saciedad. Por eso, tener un plan en formación se convierte en una estrategia que debe estar bien meditada en las empresas independientemente del número de personas que trabajen en ella.

Partiendo de esta base, cuanto más pequeñas son las empresas (en número de trabajadores) confían ese servicio de diseño del plan a terceros que suelen ser consultoras o empresas de formación. A medida que aumenta el número de trabajadores hay más posibilidades de encontrar planes diseñados por los propios departamentos de formación o recursos humanos destinados a tal efecto.

Los efectos que provoca la formación en estas empresas es muy distinto (ya hemos hablado del ROI en oJúLearning). En las empresas pequeñas suele existir un descontento general de la formación y una sensación de no utilidad real para el desempeño de su actividad. Sin embargo para las otras, las que tienen un departamento o han planificado desde dentro, la formación es más eficiente y responde mejor a los fines de la empresa.

Y esto tiene una explicación muy fácil: el plan de formación.

Para realizar la formación eficiente y alineada con la filosofía y objetivos de la empresa se debe conocer muy bien a la empresa, capital humano, realidades, etc. Cuando alguien de fuera llega a vender formación suele traer soluciones parciales que no se alinean al 100% con las de la empresa, y no cubren las necesidades ajustadas a su realidad, y éstas generalmente no suelen funcionar.

Por eso, en oJúLearning queremos hacer un pequeño repaso de cómo diseñar un plan de formación para cualquier empresa independientemente de su tamaño y dar una serie de consejos.

Consideraciones Generales.

Un plan es un proyecto con principio y fin en el tiempo y responde a una necesidad o estrategia. Este plan puede tener uno o varios programas que contengan acciones más concretas con entidad suficiente para agruparse.

Un ejemplo
Una empresa tiene como estratégias internacionalizarse  de aquí a dos años y como parte del proyecto idea un plan de formación bianual que abarca todo lo necesario para que sus trabajadores estén preparados. Dentro de ese plan, quedan reflejados varios programas formativos: el de idiomas, el de legislación y el de protocolo en los cuales, dependiendo del perfil del trabajador, participarán en uno o varios programas.

Es fundamental que sea diseñado por personas que conozcan bien la empresa y que estén alineados con su filosofía y misíon.

Pasos fundamentales a seguir

Detección de Necesidades

Este es el más importante y donde hay que hacer el mayor esfuerzo para extraer todos los datos significativos y esenciales para detectar bien las necesidades o expectativas que se quieren cubrir con este plan.

Aquí es importante que prestes atención a:

  • Factores ambientales de la empresa. Elementos que influyen en la empresa, sociedad, cultura, lugar, clientes…
  • Activos que posee la empresa. Qué tiene ya ganado en su histórico y que no tiene en todas las dimensiones y áreas.
  • Destinatarios. A quienes va a ir dirigido el plan y cuales son todas sus carencias y competencias (Definición de puestos de trabajo).

plan_formacion_detectar_necesidades

Definición de Objetivos

Los objetivos deben responder a esas necesidades o expectativas. Proponer objetivos utópicos e inalcanzables conlleva a confundir a quien tiene que ejecutar. Por lo que:

  • Define objetivos claros y concretos.
  • Que se ajuste a la realidad del plan y de la empresa.
  • Deben ser realizables y cuantificables (mediante indicadores).

plan_formacion_objetivos

Planificación

Esta es otra de las fases fundamentales en la elaboración de un plan de formación. No debemos dejar nada al azar por lo que debemos calcular y planificar en base a tres criterios: tiempo, coste y alcance. Así que para planificar lo interesantes es:

  • Planificar por programas y cada programa por fases.
  • Calcular los recursos materiales y humanos que se necesitan.
  • Establecer un sistema de control y seguimiento de cumplimiento.

plan_formacion_planificiacion

Ejecución

Aquí es cuando se materializa el plan y se ponen en marcha los distintos programas y cada una de las fases. Si todo lo anterior se ha realizado correctamente, aquí lo único que se puede encontrar son contratiempos que no modificarán significativamente el plan y que serán corregidos sobre la marcha. Por lo que:

  • Ajustarse a lo planificado.
  • Cumplir el sistema de control y seguimiento.
  • Minimizar desfases y elementos no controlados.

plan_formacion_ejecucion

Evaluación y cierre

El plan alcanza periodos de tiempo que pueden ser más o menos extensos. Ir evaluando su eficacia y eficiencia es clave para medir su grado de cumplimiento conforme a objetivos. También el hecho de documentar lo realizado permite incrementar el histórico de actividad de la que hablábamos en la detección de necesidades y que nos va a servir para conocer lo que se ha hecho bien y lo que necesita mejorar.

  • Evalúa por fases.
  • Cierra por fases.
  • Criterios relacionados con la calidad.

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A groso modo estas son una serie de recomendaciones que te dejamos en oJúLearning para que puedas diseñar un plan de formación. Si se toman en cuenta, están bien definidas la fuentes de financiación y se lleva a cabo de acuerdo a lo planificado, podrás decir:

 Me encanta  que los planes salgan bien

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Algunos recursos para consultar y en los que he documentado el post:

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Experto en eLearning y Consultor para empresas . Apasionado de las nuevas tecnologías, llevo más de 10 años dedicado a dar soluciones a través de la formación a empresas y trabajadores. Las redes, la web 2.0 y el uso de la tecnología me ayudan a buscar y orientar a soluciones innovadoras y eficaces. Actualmente adentrándome en el apasionante mundo de la #programación.

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